Новый порядок оформления, хранения и

Новый порядок оформления, хранения и

выдачи архивных документов

Росархив утвердил новые правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов (приказ от 31.07.2023 № 77). Они заменят приказ Министерства культуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», который утратит силу.

В целом правила комплектования бумажных дел и требования к их хранению не изменились. Сроки хранения документов изменения также не затронули. Но есть и новые положения, которые важно учесть в работе. Положения вступили в силу 17 сентября 2023 года.

По договору возмездного оказания услуг компания (работодатель) может передать хранение архивных документов организации, для которой это уставная деятельность. Требования к температурному режиму, обустройству помещения в целом не изменились. Но есть дополнение: при освещении помещения архива, кроме ламп накаливания в закрытых плафонах, разрешили использовать люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, а также светодиодные светильники.

Основные требования к оформлению дел на бумаге для передачи в архив не изменили. В каждом из них должно быть не более 250 листов при толщине корешка в пределах 4 см. Документы подшивают на 4 прокола (в малоформатных делах ― на 3) в твердую обложку. А вот правила по экспертизе выделили в отдельную главу и дополнили, что при экспертизе документ оценивают по четырем критериям: происхождение, содержание, внешние особенности документов, а также пригодность для использования.

Уточнили, что экспертизу проводят:

- при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел;

- при подготовке дел, электронных документов к передаче в архив в структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов;

- при подготовке к передаче дел, электронных документов на хранение в государственный/муниципальный архив;

- при выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению.

Порядок работы с электронными архивными документами конкретизировали и поместили в отдельную главу. Их можно хранить на физически обособленных носителях и (или) в спецсистеме ― СХЭД.

В новой форме номенклатуры дел организации итоговую запись разделили на бумажные и электронные дела.

В приложениях к приказу приведены обновленные рекомендуемые формы:

- номенклатуры дел организации;

- номенклатуры дел структурного подразделения организации;

- акта о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению;

- листа-заверителя дела;

- обложки дела;

- описи электронных документов;

- описи дел по личному составу;

- акта о технических ошибках в учетных документах;

- книги учета поступления и выбытия дел, документов;

- акта приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов;

- акта конвертации электронных архивных документов и др.

Новый порядок оформления, хранения и

выдачи архивных документов

Росархив утвердил новые правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов (приказ от 31.07.2023 № 77). Они заменят приказ Министерства культуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», который утратит силу.

В целом правила комплектования бумажных дел и требования к их хранению не изменились. Сроки хранения документов изменения также не затронули. Но есть и новые положения, которые важно учесть в работе. Положения вступили в силу 17 сентября 2023 года.

По договору возмездного оказания услуг компания (работодатель) может передать хранение архивных документов организации, для которой это уставная деятельность. Требования к температурному режиму, обустройству помещения в целом не изменились. Но есть дополнение: при освещении помещения архива, кроме ламп накаливания в закрытых плафонах, разрешили использовать люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, а также светодиодные светильники.

Основные требования к оформлению дел на бумаге для передачи в архив не изменили. В каждом из них должно быть не более 250 листов при толщине корешка в пределах 4 см. Документы подшивают на 4 прокола (в малоформатных делах ― на 3) в твердую обложку. А вот правила по экспертизе выделили в отдельную главу и дополнили, что при экспертизе документ оценивают по четырем критериям: происхождение, содержание, внешние особенности документов, а также пригодность для использования.

Уточнили, что экспертизу проводят:

- при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел;

- при подготовке дел, электронных документов к передаче в архив в структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов;

- при подготовке к передаче дел, электронных документов на хранение в государственный/муниципальный архив;

- при выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению.

Порядок работы с электронными архивными документами конкретизировали и поместили в отдельную главу. Их можно хранить на физически обособленных носителях и (или) в спецсистеме ― СХЭД.

В новой форме номенклатуры дел организации итоговую запись разделили на бумажные и электронные дела.

В приложениях к приказу приведены обновленные рекомендуемые формы:

- номенклатуры дел организации;

- номенклатуры дел структурного подразделения организации;

- акта о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению;

- листа-заверителя дела;

- обложки дела;

- описи электронных документов;

- описи дел по личному составу;

- акта о технических ошибках в учетных документах;

- книги учета поступления и выбытия дел, документов;

- акта приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов;

- акта конвертации электронных архивных документов и др.